Priset du ærlig? Det kan være grunnen til at du tapte anbudet.

Du har levert et solid anbud. Prisene er kalkulert nøye, kvaliteten er høy, og du vet du kan levere. Likevel taper du. Når du ber om innsyn, ser du at vinneren har levert priser som virker forretningsmessig umulige. Du har ikke tapt for en billigere leverandør; du har tapt for en som forsto spillets regler bedre.

Den "objektive" evalueringens svake punkt
 

Prismatrisen, som skal sikre en objektiv og rettferdig konkurranse, er ofte anbudets svakeste punkt. Når oppdragsgivere utformer konkurransegrunnlag, spesielt for store rammeavtaler, gjenbruker de ofte gamle mengdeestimater. Et estimat på "10 000 enheter" av ett produkt mot "10 enheter" av et annet, er kanskje basert på en virkelighet som ikke lenger eksisterer.

Enkelte aktører i markedet har spesialisert seg på å identifisere disse feilene.

Når en leverandør som priser ærlig, basert på reelle kostnader og sunne marginer, konkurrerer i et slikt anbud, blir de straffet. En leverandør som er villig til å spekulere i oppdragsgivers feilestimater, blir belønnet.

Konkurransen handler da ikke lenger om hvem som leverer best verdi, men om hvem som er flinkest til å "hacke" evalueringsmodellen.

Når modellen er "uegnet": KOFA-praksis

Dette er ikke bare teori. KOFA har gjentatte ganger måttet gripe inn i saker der prismodellen har vært åpenbart feilkonstruert.

I KOFA 2012/63, som gjaldt konsulenttjenester, ble en modell som inviterte til manipulasjon (ved å bruke et rent gjennomsnitt av timepriser uten å se på forbruk) kjent ulovlig. KOFA slo fast at modellen var uegnet til å identifisere det reelt billigste tilbudet.

Mer nylig, i KOFA 2022/326, evaluerte oppdragsgiver prisen på kun 31 av 277 varer. Disse utgjorde bare 50% av den totale kontraktsverdien. KOFA konkluderte med at priskriteriet var ulovlig fordi utvalget ikke var representativt.

Disse sakene bekrefter en ubehagelig sannhet: Du kan levere det beste og reelt sett billigste tilbudet, men likevel tape fordi selve målestokken var defekt.

Risikoen som glemmes: Kantsortimentet

En relatert, men enda mer skjult, fare er "kantsortimentet". Dette er alle produktene som ikke er listet i prismatrisen, men som kan kjøpes på avtalen.

Har du vunnet en kontrakt på en sylskarp pris i matrisen, bare for å oppdage at du taper penger fordi kunden utelukkende kjøper fra kantsortimentet der du har dårlige betingelser?

Eller enda verre: Har du tapt anbudet fordi konkurrenten har dumpet prisene i matrisen, fullt klar over at den reelle fortjenesten ligger i de 5000 varelinjene som ikke blir evaluert? Oppdragsgiver vinner en priskrig på 100 definerte varer, men taper en formue på de tusenvis av uregulerte varene de må kjøpe de neste fire årene.

Konklusjon: Det holder ikke å levere et godt tilbud

I dagens anbudsmarked er det ikke lenger nok å levere god kvalitet til en ærlig pris. Leverandører må også gjennomføre en grundig risikoanalyse av selve konkurransegrunnlaget.

Å forstå de skjulte fallgruvene i en evalueringsmodell, og å identifisere en "uegnet" eller "rigget" konkurranse før man investerer hundrevis av timer i et tilbud, er ikke lenger valgfritt. Det er en strategisk nødvendighet for å overleve.