Priset du ærlig? Det kan være grunnen til at du tapte anbudet

Den objektive evalueringens svake punkt

Prismatrisen, som skal sikre en objektiv og rettferdig konkurranse, er ofte anbudets svakeste punkt. Når oppdragsgivere utformer konkurransegrunnlag, særlig for store rammeavtaler, gjenbruker de gjerne gamle mengdeestimater. Et estimat på 10 000 enheter av ett produkt mot 10 enheter av et annet kan være basert på en virkelighet som ikke lenger finnes.

Enkelte aktører har spesialisert seg på å identifisere disse feilene. Når en leverandør som priser ærlig, basert på reelle kostnader og sunne marginer, konkurrerer i et slikt anbud, blir de straffet. Konkurransen handler da ikke lenger om hvem som leverer best verdi, men om hvem som er flinkest til å lese evalueringsmodellen.

Når modellen er uegnet

I KOFA 2012/63, som gjaldt konsulenttjenester, ble en modell som inviterte til manipulasjon kjent ulovlig. Den brukte et rent gjennomsnitt av timepriser uten å se på forbruk, og var dermed uegnet til å identifisere det reelt billigste tilbudet.

I KOFA 2022/326 evaluerte oppdragsgiver prisen på kun 31 av 277 varer. Disse utgjorde bare halvparten av den totale kontraktsverdien. Priskriteriet var ulovlig fordi utvalget ikke var representativt.

Sakene bekrefter en ubehagelig sannhet: du kan levere det beste og reelt sett billigste tilbudet, og likevel tape fordi selve målestokken var defekt.

Risikoen som glemmes: kantsortimentet

En relatert, men mer skjult, fare er kantsortimentet — alle produktene som ikke er listet i prismatrisen, men som kan kjøpes på avtalen. Har du vunnet en kontrakt på en sylskarp pris i matrisen, bare for å oppdage at du taper penger fordi kunden utelukkende kjøper fra kantsortimentet?

Eller motsatt: har du tapt anbudet fordi konkurrenten dumpet prisene i matrisen, fullt klar over at fortjenesten ligger i de tusenvis av varelinjene som ikke blir evaluert?

Det holder ikke å levere et godt tilbud

Leverandører må gjennomføre en grundig risikoanalyse av selve konkurransegrunnlaget. Å forstå fallgruvene i en evalueringsmodell, og å identifisere en uegnet konkurranse før man investerer hundrevis av timer i et tilbud, er ikke lenger valgfritt.